Sind Ihre Bücher, Aufzeichnungen und Belege in einem anhängigen Verfahren, das die Abgabenerhebung betrifft (wie etwa Berufungsverfahren oder auch Betriebsprüfungen) von Bedeutung, verlängert sich für diese Unterlagen die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bis zum Abschluss dieses Verfahrens.
Umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist
Im Umsatzsteuerrecht ist eine eigene Aufbewahrungsfrist für Unterlagen, die Grundstücke betreffen normiert. Diese Aufzeichnungen sind wegen allfälliger Vorsteuerkorrekturen 12 Jahre lang aufzubewahren. Wenn die Grundstücke nicht ausschließlich einem unternehmerischen Zweck dienen und beim nicht-unternehmerischen Teil ein Vorsteuerabzug in Anspruch genommen wurde, beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar 22 Jahre.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Auch das Handelsrecht normiert eigene Aufbewahrungspflichten. Nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) sind Unterlagen – wie auch im Steuerrecht – grundsätzlich 7 Jahre lang aufzubewahren. Auch hier verlängert sich diese Frist dann, wenn die Unterlagen für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Ihnen Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.
Was Sie niemals vernichten sollten
Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung etwa in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums-, oder Produkthaftungsrecht dienen, vernichtet werden. Haben Sie alle Punkte beachtet, so können Sie Ihre Aufzeichnungen, Bücher und Belege ruhigen Gewissens in den Reißwolf stecken, um in Ihrem Regal wieder Platz für die Unterlagen des Jahres 2007 zu schaffen. Bei Zweifelsfragen sollten Sie uns aber besser zuvor konsultieren.