Für den Dienstnehmer ist vor Arbeitsbeginn eine Beschäftigungsbewilligung beim Arbeitsmarktservice (AMS) einzuholen. AMS Bescheide für Erntehelfer haben den Vermerk "Erntehelferbewilligung". Erntehelfer dürfen für maximal sechs Wochen und bis spätestens 30. November 2010 beschäftigt werden. Wichtig ist, dass die Arbeiter mindestens 20 Wochenstunden beschäftigt und auch mindestens nach dem Kollektivvertrag entlohnt werden. Erntehelfer sind innerhalb dieser sechs Wochen von der Pflichtversicherung in der Pensionsversicherung ausgenommen. Sie als Arbeitgeber haben Kranken-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung zu entrichten. Darüber hinaus fallen noch die Landarbeiterkammerumlage sowie der Zuschlag nach dem Insolvenz-Entgeltsicherungsgesetz an. Eine geringfügige Beschäftigung ist für Erntehelfer nicht möglich.
Anmeldung bei der Gebietskrankenkasse
Außerdem gilt die Verpflichtung, Dienstnehmer bereits vor Arbeitsantritt bei der Gebietskrankenkasse (GKK) anzumelden. Die Meldeverpflichtungen werden über die KIAB (Kontrolle Illegaler Arbeitnehmerbeschäftigungen) kontrolliert. Sie ist berechtigt, ohne Vorankündigungen die Betriebe zu besichtigen und sämtliche Betriebsräume zu betreten. Sie als Arbeitgeber sind verpflichtet, alle notwendigen Auskünfte zu erteilen und Einsicht in die Personalunterlagen zu gewähren. Verstoßen Sie gegen Meldverpflichtungen, so drohen Geldstrafen zwischen € 365 und € 5.000. Im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Ausländern können sogar zusätzlich Geldstrafen zwischen € 1.000 und € 50.000 verhängt werden.“