Im Fahrtenbuch wird festgehalten, welche Strecken mit einem Fahrzeug beruflich und welche Strecken privat zurückgelegt werden. Damit können Sie nachweisen, welche Fahrtkosten als Betriebskosten absetzbar sind und Sie können den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Sachbezug der Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, belegen.
Übersichtliche Gestaltung
Grundsätzlich sollte das Fahrtenbuch übersichtlich gestaltet sein sowie zeitnah und fortlaufend geführt werden. Je genauer die Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist auch das Fahrtenbuch. Ein aus der Sicht der Finanzverwaltung „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch sollte zumindest folgende Bestandteile enthalten:
- Datum
- Kilometerstand
- Ausgangs- und Zielpunkt
- Anzahl der jeweils zurückgelegten Kilometer
- Zweck der einzelnen Fahrt (nur für berufliche Fahrten)
- Angabe, ob berufliche oder private Fahrt
In Excel geführtes Fahrtenbuch
Der deutsche Bundesfinanzhof erkannte kürzlich ein über MS-Excel geführtes Fahrtenbuch nicht an, da dieses nachträglich (ohne entsprechende Dokumentation) verändert werden kann. In Österreich ist diese Frage noch nicht geklärt worden. Allerdings ist es nicht unwahrscheinlich, dass auch der österreichische Fiskus einmal zu dieser Ansicht kommt.
Firmen-PKW für Mitarbeiter
Sollte einem Mitarbeiter ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt werden, dem es gestattet ist, diesen Wagen auch für private Fahrten zu verwenden, so ist für das Ausmaß der Privatnutzung ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Sachbezug anzusetzen. Dieser beträgt 1,5 % der tatsächlichen Anschaffungskosten des Fahrzeuges, maximal aber € 600 pro Monat. Weist der Dienstnehmer aber per Fahrtenbuch nach, dass die durchschnittliche im Monat zurückgelegte Strecke nicht mehr als 500 Kilometer beträgt, ist nur der halbe Sachbezugswert – maximal € 300 pro Monat – steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Kann der Nachweis der niedrigen Kilometerleistung nicht erbracht werden, können Sie im Zuge von Lohnabgabenprüfungen mit Nachzahlungen rechnen. Diese hat grundsätzlich zwar der Dienstnehmer zu tragen, der Dienstgeber haftet aber dafür. Die Einforderung vom Dienstnehmer kann insbesonders dann zu Problemen führen, wenn das Dienstverhältnis bereits beendet ist.
Tipp: Um ein Haftungsrisiko zu vermeiden, sollte in der laufenden Lohnverrechnung vorerst der volle Sachbezug verrechnet werden. Erbringt der Mitarbeiter gegen Ende des Jahres – beispielsweise im November – den Nachweis aus dem die niedrige Kilometerleistung hervorgeht, bekommt er den halben Sachbezug für das ganze Jahr mittels Aufrollung gutgeschrieben.
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