Grundsätzlich hat diese Mitteilung an das Finanzamt elektronisch via ELDA – der Datendrehscheibe der österreichischen Sozialversicherungsträger – zu erfolgen. Nur wenn eine elektronische Übermittlung wegen Fehlens der technischen Voraussetzungen (Internetzugang) nicht möglich ist, ist eine Mitteilung mittels Papierformular (Formular E18) gestattet. Diesfalls verkürzt sich allerdings die Frist auf 31. Jänner 2008.
Welche Personen sind zu melden?
Der freie Dienstnehmer unterscheidet sich von echten Dienstnehmern dadurch, dass er nicht im Betrieb eingegliedert und weitgehend frei von Beschränkungen des persönlichen Verhaltens (Arbeitszeiten, Arbeitsort, Weisungen) ist. Da freie Dienstnehmer vom Dienstgeber bei der Gebietskrankenkasse anzumelden und für sie Beiträge abzuführen sind, muss zusätzlich zur Mitteilung an das Finanzamt noch ein Beitragsgrundlagennachweis (Formular L16) an die Sozialversicherung übermittelt werden. Auch für Personen, die etwa als Vortragende, Kammerfunktionäre, Aufsichtsräte, Bausparkassen- und Versicherungsvertreter oder Stiftungsvorstände tätig sind, und dafür Vergütungen beziehen, ist vom Auftraggeber eine Mitteilung ans Finanzamt zu erstatten.
Wann entfällt die Mitteilungspflicht?
Für die zu meldenden Beträge existieren Freigrenzen. Die Meldepflicht entfällt, wenn das ausbezahlte Nettoentgelt einschließlich allfälliger Reisekostenersätze nicht mehr als € 900 pro Kalenderjahr und für jede einzelne Leistung nicht mehr als € 450 beträgt. Erhält etwa ein Vortragender ein Honorar von € 450 (exkl. USt) sowie einen Kostenersatz für die Anreise von € 200, ist für ihn eine Mitteilung zu erstatten, in die € 650 aufzunehmen sind. Wird die Anreise direkt vom Auftraggeber bezahlt, kann eine Meldung unterbleiben, da die Bagatellgrenze nicht überschritten wird. Werden allerdings für denselben Auftraggeber mehrere Vorträge gehalten, und übersteigen die dafür gezahlten Vergütungen € 900, ist wiederum eine Meldung für den Vortragenden zu erstatten.
Welche Angaben hat die Mitteilung zu enthalten?
Auf der Meldung sind Name, Anschrift und Versicherungsnummer des von der Mitteilung Betroffenen, die Art der erbrachten Leistung (dazu genügt eine Zuordnung zu einer der im Formular genannten Kategorien) sowie das dafür bezogene Entgelt (bei freien Dienstnehmern inklusive Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung) und die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer anzuführen.
NEU: Erweiterte Mitteilung ab 2007
Im Formular für den Meldezeitraum ab 2007 wurde ein zusätzliches Datenfeld aufgenommen – die Bekanntgabe eines allfälligen Dienstnehmeranteils zur Sozialversicherung. Diese Angabe dient allerdings nur der Information des freien Dienstnehmers und ersetzt nicht die Übermittlung des Beitragsgrundlagennachweises mittels Formular L16 an die Gebietskrankenkasse. Erfolgt für eine Person eine Meldung, so hat sie Anspruch auf eine Kopie zur Gegenkontrolle. Sie ist grundsätzlich verpflichtet, die laut abgegebener Meldung zugeflossenen Einnahmen in der Jahreseinkommensteuererklärung gesondert anzuführen.“