Grundsätzlich löst der Abschluss eines im Gebührengesetz angeführten Rechtsgeschäfts (z.B. Mietvertrag, Darlehensvertrag) Gebühren aus, wenn es einerseits gültig zustande gekommen ist und andererseits eine Urkunde als schriftliches Beweismittel darüber errichtet wird. Ein Abweichen vom Grundsatz der Schriftlichkeit stellt neuerdings die Auffassung der Finanzverwaltung hinsichtlich Rechtsgeschäfte, die via E-Mail abgeschlossen werden, dar. Um als Urkunde im Sinne des Gebührengesetzes zu gelten und damit Gebührenschuld auszulösen, müssen E-Mails signiert werden, wobei der bloße Namenszug unter dem Text ausreicht. Eine sichere elektronische Signatur ist nicht erforderlich. Das Schreiben muss aber nicht ausgedruckt werden, es braucht also kein Dokument in Papierform vorzuliegen.
Erklärender auch ohne Unterschrift gebunden
Der zivilrechtlichen Wirksamkeit des Rechtsgeschäftes ist durch das Fehlen der Unterschrift dann kein Abbruch getan, wenn bewiesen werden kann, dass der Erklärende auch ohne Unterschrift gebunden sein will und es sich um Geschäfte handelt, die grundsätzlich auch mündlich oder konkludent, also „schlüssig“ abgeschlossen werden könnten. Dies ist etwa bei Miet- oder Darlehensverträgen der Fall, nicht jedoch bei Bürgschaftserklärungen, Dienstbarkeiten oder Hypothekarverschreibungen.
Beispiel
Der Vermieter von Büroräumlichkeiten übersendet dem angehenden Mieter ein schriftliches Angebot (keinen Mietvertrag!) und unterschreibt dieses. Der Mieter nimmt das Anbot konkludent (durch Beziehen des Büros und Überweisung der Miete) an. Sofern über die Annahme keine beweisfähige Urkunde erstellt wurde, wird keine Gebührenschuld ausgelöst. Ein Annahmeschreiben ohne Unterschrift schadet nicht.
Alternativ könnte der Vermieter dem angehenden Mieter den Mietvertrag per E-Mail zukommen lassen, ohne jedoch Vertrag oder E-Mail zu unterschreiben. Sofern die Annahme wiederum mündlich oder konkludent erfolgt, kommt es zu keiner Gebühr.