Die Bundesabgabenordnung bestimmt, dass sämtliche Bareingänge und Barausgänge entweder in den Büchern oder Aufzeichnungen oder in entsprechenden Grundaufzeichnungen täglich und einzeln festzuhalten sind.
Werden in der Buchhaltung nur Summen verbucht, so müssen unbedingt detaillierte Grundaufzeichnungen verfügbar sein. Zusätzlich müssen die Summenbildungen nachvollziehbar sein.
Vollständige, richtige und lückenlose Erfassung
Aus den Grundaufzeichnungen müssen nicht nur die einzelnen Bewegungen ersichtlich sein, auch muss erkennbar sein, welche Einzelbewegung in welcher danach verbuchten Summe enthalten ist. Selbstverständlich ist es möglich und zulässig, diese Grundaufzeichnungen mit Hilfe der EDV zu führen.
Natürlich sind Kontrollmöglichkeiten vorzusehen, die eine vollständige, richtige und lückenlose Erfassung der Daten ermöglichen und überprüfbar machen. Dies wird etwa durch eine Datenprotokollierung erreicht, welche die Datenerfassung und allfällige nachträgliche Änderungen oder gar Vernichtung von Daten nachvollziehbar macht.
Erleichterungen für kleinere Unternehmen
Sofern die Umsätze eines Betriebes in den vergangenen zwei Jahren jeweils € 150.000 nicht überschreiten und auch tatsächlich keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, darf die Losung weiterhin durch Kassasturz ermittelt werden. Wird diese Umsatzgrenze überschritten, müssen ab dem zweitfolgenden Wirtschaftsjahr die Anforderungen an die Baraufzeichnungen erfüllt werden.
Ein einmaliges Überschreiten um nicht mehr als 15 % innerhalb von drei Jahren ist allerdings unerheblich.
Schanigärten und Taxifahrer
Zusätzlich gilt diese Erleichterung – unabhängig von der Umsatzgrenze – für Umsätze, welche von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen sowie Plätzen oder anderen öffentlichen Orten erzielt werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Umsätze nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten – etwa einem Schanigarten oder einem Taxi erzielt werden dürfen.