Diese Informationspflicht trifft generell alle im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen, so etwa die jedenfalls eingetragenen Gesellschaften wie GmbH, AG, Genossenschaft, aber auch eingetragene Personengesellschaften sowie eingetragene Einzelunternehmer (auch auf freiwilliger Basis eingetragene Freiberufler und Land- und Forstwirte!).
Anzuführen sind daher bei allen im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen
- Firma
- Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft bzw. des Unternehmers
- Firmenbuchnummer
- Firmenbuchgericht
Bei Offenen Gesellschaften (OG, früher OHG) und Kommanditgesellschaften (KG), bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (GmbH & Co KG), sind diese Informationen auch über die unbeschränkt haftenden Gesellschafter anzuführen.
Bei Kapitalgesellschaften ist, sofern Angaben über das Kapital gemacht werden, zusätzlich auch die Höhe einer eventuell ausstehenden Einlage anzugeben; bei Genossenschaften zudem die Art der Haftung. Eingetragene Einzelunternehmer haben auch noch den Namen des Unternehmers, sofern dieser nicht mit der Firma identisch ist, anzuführen.
Keine Übergangsfristen für Kapitalgesellschaften
Für Kapitalgesellschaften gelten die neuen Informationspflichten ausnahmslos seit 1. Jänner 2007, alle anderen Unternehmen haben für die Umstellung ihrer Geschäftspapiere noch bis spätestens 31. Dezember 2009 Zeit. Die in der nachstehenden Checkliste beispielgebend angeführten Dokumente und Systeme sollten daher überprüft werden, ob sie mit den neuen Bestimmungen des UGB übereinstimmen und gegebenenfalls angepasst werden:
Firmenbriefpapier
- Faxvorlagen
- Geschäftspapiervorlagen in Textverarbeitungsprogrammen (z.B. MS Word)
- Formulare in ERP-Systemen (z.B. Anbote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preislisten, Mahnformulare)
- E-Mail-Signaturen (wie sie z.B. in MS Outlook verwendet werden)
- Kundenzeitungen, Newsletter
- Impressum auf Firmenwebseiten
Erweiterte Informationspflichten auf Webseiten
Darüber hinaus haben für Webseiten schon bisher Informationspflichten nach dem E-Commerce-Gesetz (ECG) und nach dem Mediengesetz (MedienG) bestanden. Zusammengefasst muss auf allen unternehmensbezogenen Webseiten über die bereits oben erwähnten Punkte hinaus Folgendes angeführt werden:
- geografische Anschrift
- Angaben, auf Grund derer die Nutzer mit dem Unternehmen rasch und unmittelbar in Verbindung treten können (Telefonnummer, Faxnummer; E-Mail-Adresse allein reicht nicht!)
- zuständige Aufsichtsbehörde (in der Regel die Gewerbebehörde)
- Kammer bzw. Berufsverband
- Berufsbezeichnung und Mitgliedstaat, in dem diese verliehen worden ist
- Hinweis auf die anwendbaren gewerbe- oder berufsrechtlichen Vorschriften und der Zugang zu diesen
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Bei elektronischer Werbung bzw. bei Webshops gelten darüber hinaus zusätzliche, noch umfassendere Informationspflichten.
Sollte die Unternehmenskommunikation (z.B. auf der Website oder mittels Newsletter) rein "informativen", jedoch nicht "meinungsbildenden" Charakter haben, ist zusätzlich die Angabe des Unternehmensgegenstandes erforderlich.
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