Bekanntgabe der UID-Nummer
Voraussetzung für die Behandlung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ist, dass der Erwerb im anderen Mitgliedsstaat steuerbar ist. Der Nachweis der Erwerbsteuerbarkeit im anderen Mitgliedsstaat wird durch die ausländische UID-Nummer des Abnehmers erbracht. Ob der Abnehmer die Erwerbsbesteuerung tatsächlich durchführt, muss nicht nachgewiesen werden.
MIAS-Selbstabfrage
Ist zweifelhaft, ob die UID-Nummer gültig ist, so ist ein Bestätigungsverfahren durch eine Selbstabfrage auf der Homepage der EU vorzunehmen (sog. „Stufe1“-Abfrage). Bei unbekannten Abnehmern aus einem anderen Mitgliedsstaat ist regelmäßig eine Abfrage nach Stufe 2 notwendig. Auch bei laufenden Geschäftskontakten sollte in regelmäßigen Abständen eine „Stufe2“-Abfrage getätigt werden. Dabei wird nicht nur – wie in Stufe 1 – bestätigt, dass die UID-Nummer gültig ist, sondern es wird auch der Name und die Anschrift des Inhabers überprüft. Diese Abfrage kann telefonisch, per Telefax, schriftlich oder unter Verwendung des Antragsformulars „U 16“ beim UID-Büro des Bundesministeriums für Finanzen gestellt werden. Die Bestätigung erfolgt jedenfalls schriftlich und kann einige Tage dauern. Es empfiehlt sich daher bei Selbstabholungen, die Rechnungen an den Kunden zunächst mit österreichischer Umsatzsteuer auszustellen. Erst bei Eintreffen der schriftlichen Bestätigung, dass die UID-Nummer gültig ist und auf den Abnehmer lautet, sollten Sie die Rechnung korrigieren und dem Kunden die Umsatzsteuer rückvergüten.
Identitätsnachweis
Zusätzlich ist die Identitätdes Abholenden (etwa durch Aufzeichnungen der Daten des Reisepasses oder Führerscheins) festzuhalten.
Buchnachweis
Der Unternehmer muss die Voraussetzung für die Behandlung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung buchmäßig nachweisen. In Abholfällen sind folgende Unterlagen notwendig:
wenn die Ware durch den Abnehmer selbst befördert wird:
- Durchschrift oder Abschrift der Rechnung
- Handelsüblicher Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt (Vermerk des Bestimmungsortes im übrigen Gemeinschaftsgebiet auf der Rechnung ist ausreichend) und
- Erklärung des Abnehmers, dass er den Gegenstand ins übrige Gemeinschaftsgebiet befördern wird.
wenn die Ware durch den Abnehmer versendet wird:
- Durchschrift oder Abschrift der Rechnung und
- Versendungsbeleg (insbesondere Frachtbriefe, Postaufgabescheine und ähnliches)
Die Praxis zeigt, dass es in diesem Bereich aufgrund nicht ausreichender Berücksichtigung aller erforderlichen Kontroll- und Dokumentationsvorschriften immer wieder zu Problemen bei der Betriebsprüfung kommt – kontaktieren Sie uns daher rechtzeitig bei Zweifelsfragen!