Leistungsmengengerüst
Als Verbindung zwischen der Umsatz- und der Personalplanung dient das „Leistungsmengengerüst“. Die geplanten Umsätze müssen – in die durch die Mitarbeiter zu erbringenden Arbeitsstunden unterteilt – in verschiedene Leistungsarten eingeteilt werden. In einem Produktionsbetrieb können dies Konstruktions- und Produktionsstunden sein; in einem Dienstleistungsbetrieb Planungs- oder Montagestunden. In allen Fällen werden aber auch immer allgemeine Verwaltungsstunden anfallen. Den aus der Umsatzplanung abgeleiteten Stundenmengengerüsten werden dann Mitarbeiter zugeordnet, die diese Leistungen erbringen können. Der Einsatz von überqualifiziertem Personal ist in der Regel nicht rentabel.
Einsatzplanung
Mit der Zuordnung von Mitarbeitern zu den Leistungen ist die Einsatzplanung erfolgt. Wenn Mitarbeiter nicht ausgelastet sind, muss man sich Gedanken machen, welche Aufträge akquiriert werden könnten, um diese Mitarbeiter entsprechend zu beschäftigen. Solche freien Kapazitäten können aber auch für die Abarbeitung von Aufträgen genutzt werden oder zur Erschließung neuer Geschäftsbereiche. Die Personalplanung hat also auch strategische Aspekte.
Mitarbeiter- und Auftragsdeckungsbeitragsanalyse
Im nächsten Schritt werden die Kosten für die benötigten Mitarbeiter anhand der Gehälter kalkuliert und verprobt, ob mit den geplanten Aufträgen die gewünschte Rentabilität erreicht werden kann. Mit einer geeigneten Softwareunterstützung erhält man sowohl eine Mitarbeiterdeckungsbeitragsanalyse als auch eine Auftragsdeckungsbeitragsanalyse. Beides ist für die Steuerung des Unternehmens von besonderer Bedeutung: Welche Mitarbeiter muss man wie fördern, damit die gewünschte Leistung erbracht werden kann? Welche Veränderungen bei den Personalressourcen muss man herbeiführen, um mit der nachfrageseitigen Entwicklung Schritt zu halten oder gegenüber den Mitbewerbern aufzuholen? Die Auftragsdeckungsbeitragsanalyse zeigt, welche Aufträge sich rechnen könnten und welche nicht. Probleme können bereits im Vorfeld erkannt und darauf reagiert werden.
Insgesamt ist die Personalplanung in vielen Branchen ein wichtiges Instrument zur Hebung des Rationalisierungspotenzials – und zwar im Vorhinein. Die Alternative ist, ohne Planung Projekte unrentabel abzuwickeln und danach aus den Fehlern zu lernen. Eine meist teurere Variante.