Der automatische Zahlungsverkehr betrifft nicht nur den Zahlungstransfer vom Kunden oder zum Lieferanten; er beginnt bei der Rechnungserstellung und reicht über die Rechnungsverbuchung bis zur Zahlungsverbuchung. Der automatische Zahlungsverkehr sollte daher ein geschlossenes System bilden. Zahlungsverkehr mit Kunden Bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit Ihren Kunden haben Sie es weitgehend selbst in der Hand, den Automatisierungsgrad festzulegen, der in einer Maximalvariante so aussehen könnte:
- Die zur Rechnungserstellung notwendigen Basisdaten werden im Produktions- bzw. Dienstleistungsprozess bereits EDV-technisch erfasst und ermöglichen mittels einer entsprechenden Software eine automatische Rechnungs- und Zahlscheinerstellung. Der Zahlschein Ihres Unternehmens muss dabei mit den für eine nachfolgende automatische Verbuchung notwendigen Kundendaten bedruckt werden.
- Die generierte Rechnung wird von der Rechnungssoftware in der Buchhaltung automatisch verbucht. Wenn Ihr Unternehmen bei verschiedenen Kunden über eine Einzugsermächtigung verfügt, erstellt die Rechnungssoftware auch eine Datei mit den notwendigen Daten von diesen Kunden. Diese Datei kann vom Online Banking-Programm gelesen werden, womit die Einziehungsaufträge ohne manuelle Eingabe an die Bank übermittelt werden können.
- Die am Bankkonto eingegangenen Zahlungen – aufgrund Einziehungsauftrag oder Überweisung durch den Kunden – werden auf Basis einer vom Online Banking-Programm erstellten Datei automatisch von der Buchhaltungssoftware verbucht.
- Langen Zahlungen nicht innerhalb des vereinbarten Zahlungszieles ein, erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben und verbucht etwaige Mahnspesen und Verzugszinsen.
Bei diesem Ablauf erfolgen sämtliche Schritte nach Eingabe der Basisdaten für die Rechnungserstellung automatisch in einem geschlossenen System, wodurch manuelle und fehleranfällige Tätigkeiten entfallen. Zahlungsverkehr mit Lieferanten Bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs mit den Lieferanten hängt der Automatisierungsgrad davon ab, ob der Lieferant bereits eine elektronische Rechnung zur Verfügung stellen kann. Wenn dies nicht der Fall ist, kann eine weitestgehende Automatisierung wie folgt aussehen:
- Die eingelangte Rechnung wird manuell mit der Buchhaltungssoftware verbucht.
- Die Buchhaltungssoftware generiert eine Datei für das Online Banking-Programm, die alle fälligen Lieferantenzahlungen enthält. Mit Übermittlung dieser Datei an das Online Banking-Programm werden die übermittelten Zahlungen automatisch auf allen Lieferantenkonten und auf einem Bankverrechnungskonto die Summe der Zahlungen als Verbindlichkeit verbucht.
- Nach erfolgter Zahlungsüberweisung wird die Verbindlichkeit am Bankverrechnungskonto mit einer manuellen Buchung ausgeglichen.