Bereits nach bisheriger Rechtslage sind alle Kapitalgesellschaften verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse samt Lagebericht – im Falle der Prüfungspflicht auch den Bestätigungsvermerk – spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch in geeigneter Form einzureichen. Erleichterungen gibt es dabei für kleine Kapitalgesellschaften. Die Einreichung kann auch heute bereits in elektronischer Form vorgenommen werden.
Neu ist nun, dass für die Einreichung der Jahresabschlüsse von Kapitalgesellschaften beim Firmenbuch für Geschäftsjahre ab (einschließlich) Bilanzstichtag 31.12.2007 verpflichtend die elektronische Form vorgeschrieben ist. Ausgenommen von der Verpflichtung zur elektronischen Einreichung sind Kapitalgesellschaften, bei denen die Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag € 70.000 nicht überschritten haben. In diesem Fall kann der Jahresabschluss weiterhin in Papierform eingereicht werden. Weiterhin keine Offenlegungspflicht besteht für Einzelunternehmen und Personengesellschaften (ausgenommen GmbH & Co KG).
Zwangsstrafen bis zu € 3.600
Unter Berücksichtigung der neunmonatigen Frist für die Offenlegung des Jahresabschlusses wird die Verpflichtung zur elektronischen Einreichung in der Praxis faktisch erst ab Ende September 2008 wirksam. Für kleine GmbHs gilt weiterhin die verkürzte Form der Offenlegung mittels Formblatt. Bei Verletzung der Verpflichtung zur elektronischen Einreichung sind Zwangsstrafen bis zu € 3.600 vorgesehen, die auch mehrmals verhängt werden können. Im Falle der mehrmaligen Verhängung können die Zwangsstrafen bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften bis auf das Dreifache, bei großen sogar bis auf das Sechsfache angehoben werden.
Änderungen bei den Firmenbuchgebühren
Um die elektronische Einreichung der Jahresabschlüsse attraktiv zu machen, wurden mit Wirkung ab 1.1.2007 mehrere Änderungen bei den Firmenbuchgebühren vorgenommen. Bei Einreichung in Papierform ist eine Eingabegebühr von € 34 und zusätzlich eine Eintragungsgebühr von € 41, insgesamt somit € 75, zu bezahlen. Bei Einreichung in elektronischer Form ermäßigt sich die Eingabegebühr auf € 27, die Eintragungsgebühr entfällt zu Gänze.
Die elektronische Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch bringt daher ab 1.1.2007 eine Gerichtsgebührenersparnis von € 48. Die Gebühren werden wie bisher dem einreichenden Steuerberater vorgeschrieben, der diese dann an die Klienten weiterverrechnet.
TIPP: Da die Firmenbuchgerichte in Papierform eingereichte Unterlagen in elektronischer Form verfügbar machen und auch die oben angeführten offenlegungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form an Wirtschafts-, Arbeiter- und Landwirtschaftskammer weiterleiten, sind diese Unterlagen seit 1.7.2006 in Papierform nur mehr einfach (und nicht mehr wie bisher vierfach) beim Firmenbuch einzureichen.