Eine elektronisch übermittelte Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinn des Umsatzsteuergesetzes und berechtigt somit zum Vorsteuerabzug, wenn sie
- mit einer elektronischen Signatur („fortgeschrittene Signatur“) versehen ist oder
- im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) übermittelt wird und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung für den jeweiligen Abrechnungszeitraum (Sammelrechnung) in Papierform oder auf elektronischem Weg (samt einer elektronischen Signatur) übermittelt wird.
Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers bedarf keiner besonderen Form, sie kann auch nachträglich erklärt werden. Auch konkludente Zustimmung genügt. Die elektronische Signatur muss mit einem Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters versehen sein. Dieses Zertifikat kann nur auf natürliche Personen ausgestellt werden. Es ist aber zulässig, dass eine oder mehrere Personen im Unternehmen bevollmächtigt werden, für das Unternehmen zu signieren. Auch in elektronischer Form aufbewahren Der Rechnungsempfänger muss elektronische Rechnungen auch in elektronischer Form aufbewahren, damit die Prüfmöglichkeit der Signatur gewahrt bleibt. Die Archivierung in Papierform allein reicht nicht. Der Erlass stellt weiters klar, dass auch Rechnungen, die per Telefax oder E-Mail übermittelt werden, als elektronisch übermittelte Rechnungen anzusehen sind und damit nur zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn sie elektronisch signiert sind. Als Übergangsregelung wird jedoch noch bis Ende 2005 bei per Telefax übermittelten Rechnungen der Vorsteuerabzug weiterhin anerkannt. Woran erkennen Sie eine elektronische Signatur? Variante eins einer elektronischen Signatur wird direkt in den E-Mailtext eingebaut (beginnt etwa mit „BEGIN PGP SIGNATURE“ und endet etwa mit „END PGP SIGNATURE“). Sie weist zudem einen Prüfcode auf. Bei Variante zwei wird an die E-Mail eine Signaturdatei angehängt; der Name der Anhangdatei lautet etwa signatur.asc“. Wenn eine E-Mail eine dieser beiden Signaturvarianten aufweist, sollte die damit verschickte Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigen. „