Fakturierungssystem als Basis für Auftrags-Controlling

Ihr Fakturierungssystem sollte so konzipiert sein, dass Rechnungen mit möglichst geringem administrativem Aufwand erstellt werden, wobei aber sichergestellt sein muss, dass dabei auch alle Leistungen erfasst werden. Darüber hinaus sollte Sie ihr Fakturierungssystem auch bei der Anbotskalkulation unterstützen und automatisch mit der Rechnungserstellung eine Deckungsbeitrags-Nachkalkulation liefern. Anbotserstellung Idealerweise erfolgt die Preisermittlung über die Eingabe von Materialmengen oder Leistungsstunden und deren Bewertung mit Materialkostensätzen oder Stundensätzen. Mit der Eingabe der benötigten Soll-Menge und der Bewertung mit den hinterlegten Soll-Preissätzen kann dann die Anbotserstellung durchgeführt werden. Noch besser ist ein System, das nicht nur die einzelnen angestrebten Verkaufs-Preissätze hinterlegen kann, sondern auch Mindest-Preissätze. Der Mindest-Preissatz bezeichnet jene Grenze, ab der der Auftrag einen Deckungsbeitrag von Null –also zumindest keinen Verlust- bringt. So wird der Ziel-Preis und der Mindest-Preis für den Auftrag dargestellt und Sie haben den Spielraum für Ihre Anbotspreisentscheidung transparent vor sich. Auftragskontrolle Bei Aufträgen ab einer gewissen Mindestgröße ist es sicherlich auch sinnvoll, aus dem Arbeitsbericht die laufend verbrauchten Materialien und geleisteten Arbeitsstunden in das Fakturierungssystem einzugeben. So können Sie erkennen, ob die Kosten für die Auftragserfüllung im Plan liegen oder ob Sie mit dem Auftraggeber im Vorfeld über unerwartete Kostensteigerungen sprechen sollten. Auftragsnachkalkulation Nach Beendigung des Auftrages geben Sie – sofern dies nicht ohnehin laufend erfolgt ist – aus dem Arbeitsbericht die laufend verbrauchten Materialien und geleisteten Arbeitsstunden in das Fakturierungssystem ein. Über die hinterlegten Soll-Preissätze wird dann ein Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Erfolgen sowohl die Anbotskalkulation als auch die Auftragsabrechnung in einem System, erhält man somit automatisch einen Soll-Ist-Vergleich. In der Praxis zeigt sich, dass ohne Fakturierungssystem, zumeist auch keine Auftragsnachkalkulation erfolgt, weswegen der Unternehmer mit Schwierigkeiten bei der Preisgestaltung und der Argumentation der Preise gegenüber den Kunden zu rechnen hat. Tipp: Um die Aussagekraft des Systems zu erhalten, ist es notwendig, die der Preisermittlung zu Grunde liegenden Verkaufs-Preissätze und die Mindest-Preissätze kontinuierlich – zumindest einmal im Jahr – für das Unternehmen zu kalkulieren und im System zu hinterlegen. Wir unterstützen Sie dabei gerne.