Aufgrund der neuen Rechnungslegungsvorschriften muss seit 1.7.2002 ein kleiner Verein zwei Rechnungsprüfer haben, seit 1.1.2003 ist laufend eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen und zum 31.12.2003 ist erstmals eine Vermögensübersicht aufzustellen. Was bedeuten diese Vorschriften für kleine Vereine? Auch kleine Vereine – also Vereine deren Einnahmen und Ausgaben die 1 Millionen-Grenze nicht übersteigen – haben ein entsprechendes Rechnungswesen zu führen und insbesondere für die laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben zu sorgen. Es genügt also nicht, die Belege zu sammeln und sporadisch die Einnahmen und Ausgaben in ein „Kassabuch einzutragen. Die verantwortlichen Vereinskassiere sollten die Einnahmen und Ausgaben zumindest monatlich erfassen. Bei sehr kleinen Vereinen mit Einnahmen oder Ausgaben von weniger als € 22.000 genügt eine vierteljährliche Aufzeichnung. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann auch unter sinngemäßer Anwendung der steuerlichen Vorschriften erstellt werden. Ermittlung des Jahresergebnisses Die Vereinsleitung hat innerhalb von fünf Monaten nach Ende des höchstens zwölfmonatigen Rechnungsjahres die für Ermittlung des Jahresergebnisses durch Erstellung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und das Aufstellen einer Vermögensübersicht zu sorgen. Subventionen und Mitgliedsbeiträge sind wie alle anderen Einnahmen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erst dann zu erfassen, wenn sie tatsächlich zufließen. Ausgaben sind in jenem Jahr aufzunehmen, in dem sie bezahlt werden. Das gilt grundsätzlich auch für Investitionen. Aufstellen einer Vermögensübersicht Neben der Aufzeichnung von laufenden Einnahmen und Ausgaben ist auch die Aufstellung einer Vermögensübersicht erforderlich. Anders als in der Ermittlung des Jahresergebnisses sind hier auch noch unbezahlte Forderungen und rechtskräftige Ansprüche aufzunehmen. Die Vermögensübersicht muss zumindest enthalten:
- Ein Anlagenverzeichnis betreffend die körperlich vorhandenen Vermögensgegenstände
- Aufstellung des Eigenkapitals (z.B. Bankguthaben)
- Offene Forderungen
Praxistipp: Obwohl nicht ausdrücklich verpflichtend, raten wir jedoch dazu, auch die Schulden in die Vermögensübersicht aufzunehmen und somit das Vermögen und die Schulden in Anlehnung an die für Kaufleute geltenden Verpflichtungen lückenlos aufzuzeigen. Über das vorhandene Anlagevermögen ist ein Verzeichnis zu führen, das zumindest Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten enthält. Aber auch die Berücksichtigung von Abschreibungen würden wir Ihnen empfehlen. Kontrolle durch (Über)Prüfung des Jahresabschlusses Mindestens zwei Rechnungsprüfer haben innerhalb von vier Monaten nach Vorlage der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Vermögensübersicht diese zu prüfen und einen Prüfungsbericht zu erstellen. Der Jahresabschluss gilt nach Abschluss der Prüfung als „festgestellt“, sobald er vom Vereinsvorstand unter Beisetzung eines Datums unterzeichnet ist oder wenn im Vorstand darüber Beschluss gefasst wurde. Was steht alles im Prüfungsbericht der Rechnungsprüfer?
- Bestätigung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung
- Bestätigung der statutenmäßigen Verwendung der Mittel
- festgestellte Gebarungsmängel
- festgestellte Gefahren für den Bestand des Vereines
- Erläuterungen zu ungewöhnlichen Einnahmen des Vereines
- Erläuterungen zu ungewöhnlichen Ausgaben des Vereines
- Erläuterungen von In-Sich-Geschäften (Geschäfte zwischen Organmitgliedern und dem Verein)
Die Rechnungsprüfer haben der Vereinsleitung zu berichten. Werden die Mitglieder in der Mitgliederversammlung über die geprüfte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung informiert, so sind die Rechnungsprüfer in die Mitgliederversammlung einzubeziehen. Bei beharrlichen und schwerwiegenden Verstößen des Leitungsorgans gegen die Rechnungslegungspflichten hat der Rechnungsprüfer unter Umständen die Mitgliederversammlung selbst einzuberufen. Empfehlung An ideelle Vereine ist mit dem Vereinsgesetz 2002 nun der Auftrag ergangen, sich verstärkt mit der eigenen Rechnungslegung zu beschäftigen. Angesichts der stetig wachsenden Haftungsproblematik, die Vereinsorgane und Rechnungsprüfer in Ausübung ihrer Ämter ausgesetzt sind, empfehlen wir diesen Verantwortungsträgern dringend, das Rechnungswerk ihres Vereins mit den neuen und verschärften Rechnungslegungsvorschriften in Einklang zu bringen. „