Inlandsdienstreise – ein Überblick

Durch die Dienstreise entstehen einem Arbeitnehmer Kosten, etwa für ein Bahn- oder Flugticket, Hotelrechnungen für die Nächtigung oder Kosten für den erhöhten Lebensaufwand. Diese Kosten hat der Dienstgeber dem Dienstnehmer zu ersetzen. In der Regel enthält der anzuwendende Kollektivvertrag eine genaue Regelung, in welcher Höhe diese Kosten zu ersetzen sind. Regelt dies der anzuwendende Kollektivvertrag nicht und gibt es auch innerbetrieblich keine Regelung (etwa eine Betriebsvereinbarung), so empfiehlt es sich vor Antritt der Dienstreise mit dem Dienstnehmer eine Vereinbarung zu treffen, in welcher Höhe der Mehraufwand ersetzt wird. Wie sind ersetzte Kosten abgabenrechtlich zu bewerten? Generell ist die Vergütung der Kosten für die Nächtigung und für Bahn- oder Flugtickets, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise nachweislich bezahlt wurden, beitragsfrei. Es fallen keine Sozialversicherung, Lohnsteuer oder Lohnnebenkosten an. Kompliziert wird die Regelung, wenn pauschale Ersatzleistungen gezahlt werden. Hier ist zu unterscheiden, ob eine lohngestaltende Vorschrift (zumeist der Kollektivvertrag) eine Regelung vorsieht oder nicht. Im ersten Fall liegt Beitragsfreiheit vor, soweit die Zahlungen nicht über das im Kollektivvertrag vorgesehene Ausmaß hinausgehen. Zu beachten ist hier jedoch die im Gesetz festgelegte Obergrenze. Fährt der Dienstnehmer mit dem Auto und erhält er pauschale Kilometergelder als Aufwandersatz, so sind diese bis maximal € 0,356 abgabenfrei. Eine Aufrundung auf 0,36 ist jedoch gestattet. Pauschale Nächtigungsvergütung Die pauschale Nächtigungsvergütung (bei tatsächlicher Nächtigung) wird im Ausmaß von maximal € 15 und das Taggeld für den erhöhten Lebensaufwand mit € 26,40 pro Tag begrenzt. Steuerfreies Taggeld ist aber erst ab einer Dienstreise von mehr als 3 Stunden vorgesehen. Pro angefangener Stunde kann 1/12 des Taggeldes ausbezahlt werden. Sieht die lohngestaltende Vorschrift keine Dienstreisenregelung vor oder wird eine Überzahlung geleistet, so sind für die steuerfreie Gewährung des Taggeldes (bzw. der Überzahlung) bestimmte zeitliche Grenze einzuhalten. Tägliche Heimfahrt möglich Für Dienstreisen, von denen die tägliche Heimfahrt möglich ist, wobei das Reiseziel durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend (zumindest wöchentlich) aufgesucht wird, ist das Taggeld lediglich für 5 Tage beitragsfrei. Erst wenn der Dienstreiseort mindestens 6 Monate nicht angefahren wird, stehen neuerliche 5 steuerfreie Diäten zu. Handelt es sich um Dienstreisen in den Nahbereich, wobei der einzelne Dienstreiseort unregelmäßig aufgesucht wird (also nicht wöchentlich), kann 15 Mal pro Jahr das Taggeld beitragsfrei konsumiert werden. Führt die Dienstreise so weit weg, dass die tägliche Heimfahrt nicht zugemutet werden kann, steht das beitragsfreie Taggeld für 183 Tage zu. Die Dienstreiseabrechnung macht in der Praxis große Probleme, da es zahlreiche Ausnahmen von den erwähnten Regeln gibt. Sie sollten daher mit uns Rücksprache halten, bevor Dienstreisen abgerechnet werden.