Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor wenn
- der österreichische Unternehmer oder der ausländische Abnehmer die Ware von Österreich in ein anderes EU-Land befördert oder versendet,
- der Abnehmer Unternehmer ist, der die Waren für sein Unternehmen und nicht für den privaten Gebrauch kauft und eine UID-Nummer eines anderen EU-Landes besitzt oder
- der Abnehmer eine juristische Person ist, die nicht Unternehmer ist oder die Ware nicht für den unternehmerischen Bereich erwirbt und
- der Erwerb der Ware im anderen EU-Land steuerbar ist.
Damit der inländische Unternehmer diese Warenbewegung als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung behandeln kann und nicht mit österreichischer Umsatzsteuer zu belasten hat, muss er die oben genannten Voraussetzungen freilich nachweisen können. Welche Unterlagen benötigt der österreichische Unternehmer? In jedem Fall braucht der österreichische Unternehmer eine Kopie der Rechnung. Je nachdem, wer die Ware ins andere EU-Land liefert, sind noch folgende Belege erforderlich:
- Liefert der Österreicher selbst ins andere EU-Land: Beleg (z.B. Lieferschein), auf dem der Bestimmungsort ersichtlich ist und Empfangsbestätigung des Abnehmers (z.B. durch Unterschrift des Abnehmers unter Beifügung eines Vermerks über den Erhalt der Ware).
- Wird die Ware mittels Spediteur versendet: Frachtbrief oder Bestätigung des Spediteurs oder Lieferschein mit Angabe des Bestimmungslandes und Empfangsbestätigung des Abnehmers (z.B. durch Unterschrift des Abnehmers unter Beifügung eines Vermerks über den Erhalt der Ware).
- Holt der Abnehmer die Ware selbst beim Österreicher ab: Erklärung des Abnehmers, dass er die Ware in ein anderes EU-Land befördern wird (z.B. durch entsprechenden Vermerk und Unterschrift auf Lieferschein oder Rechnung). In diesen Fällen ist es zusätzlich erforderlich, die Identität des Abholenden festzustellen (z.B. Kopie des Reisepasses).
Zusätzlich hat der österreichische Unternehmer folgende Informationen festzuhalten:
In welcher Form die nötigen Informationen aufgezeichnet werden, bleibt dem Unternehmer überlassen. Es empfiehlt sich aber, die Nachweisführung in die laufende Buchführung zu integrieren. Dies kann etwa derart erfolgen, dass auf dem Kundenforderungskonto auf die entsprechenden Dokumente (Rechnung, Lieferschein, Versendungsbeleg), die alle notwendigen Informationen erhalten, verwiesen wird. Dokumentieren Sie innergemeinschaftliche Lieferungen sehr sorgfältig und führen Sie die notwendigen Nachweise vollständig, da dies von der österreichischen Finanzverwaltung derzeit noch sehr streng gehandhabt wird und im schlimmsten Fall die Steuerfreiheit für die innergemeinschaftliche Lieferung versagt werden kann. Dies würde dann dazu führen, dass für die Lieferung österreichische Umsatzsteuer zu zahlen ist, mit der aber nur schwerlich der ausländische Abnehmer weiterbelastet werden kann.