Anforderungen an eine IT-gestützte Auftragsadministration für ein Dienstleistungsunternehmen:
1. Auftragsplanung und Anboterstellung: Mit der Eingabe der für einen Auftrag benötigten Soll-Stunden und der Bewertung mit den hinterlegten Soll-Preissätzen können Auftragsplanung und Anboterstellung durchgeführt werden.
2. Laufende Leistungserfassung durch die Mitarbeiter und Auftragskontrolle: Die geleisteten Arbeitsstunden sämtlicher Mitarbeiter sollten laufend in das System eingegeben werden, um bereits zwischenzeitlich zu sehen, ob die Kosten für die Auftragserfüllung im Plan liegen oder ob mit dem Auftraggeber über unerwartete Kostensteigerungen gesprochen werden sollte.
3. Fakturierung und Auftragsnachkalkulation: Nach Beendigung des Auftrages wird für die geleisteten Arbeitsstunden über die hinterlegten Soll-Preissätze ein Rechnungsbetrag vorgeschlagen. Bietet das System auch die Möglichkeit, Vergleichs-Preissätze, wie etwa Selbstkostensätze, einzugeben, so erhält man nach Abänderung des vorgeschlagenen Rechnungsbetrages mittels Zu- oder Abschlägen auch bereits Informationen über die Rentabilität dieses Auftrages. Je nachdem, wie komplex das System ausgestaltet ist, bietet es eine mehr oder weniger detaillierte Auftragsnachkalkulation.
4. Analyse der Auftragsabwicklung: Bei der laufenden Leistungserfassung ist es sinnvoll, nicht nur die Stunden zu erfassen, sondern auch Hinweise zu den erbrachten Leistungen, aufgetretene Probleme und Ideen für Verbesserungen in der Organisation der Auftragsabwicklung stichwortartig zu dokumentieren. Mit diesen Hinweisen und Erkenntnissen aus der Auftragsnachkalkulation können Verbesserungspotenziale erkannt werden.
Natürlich lässt sich der Organisationsablauf auch manuell abwickeln, dieser Vorgang ist allerdings mit einem IT-gestützten System hinsichtlich Durchführungsgeschwindigkeit und Datenqualität nicht vergleichbar. Am wichtigsten ist aber, dass die Entscheidungsträger im Unternehmen bereit sind, Zeit in die inhaltliche Entwicklung eines Systems für die Leistungsdokumentation und Leistungsverrechnung sowie in ein darauf aufbauendes Managementinformationssystem zu investieren. Die EDV-technische Umsetzung ist das geringere Problem. Dafür gibt es fertige Softwareprodukte.
In der Praxis zeigt sich, dass in Fällen, in denen ein solches Auftragsadministrationssystem nicht vorhanden ist, die Rechnungserstellung fehlerhaft ist und zu spät erfolgt. Der Unternehmer hat mit Schwierigkeiten bei der Preisgestaltung zu kämpfen und kann Preise gegenüber den Kunden nur schlecht argumentieren. Verbesserungspotenziale im Bereich der Auftragserfüllung werden unvollständig und zu spät erkannt.