Bei der Rechnungslegung an den Kunden und der Einbringung der Forderung findet man in vielen Unternehmen Nachlässigkeiten. Der Abschluss eines Geschäftes nach der Leistungserbringung verlangt aber, dass die Durchführung folgender Schritte sichergestellt ist:
- Jede erbrachte Leistung wird richtig und rasch an den Kunden fakturiert.
- Jede ausgestellte Rechnung sowie jede eingelangte Kundenzahlung wird richtig und rasch verbucht.
- Jede Überschreitung des Zahlungsziels durch den Kunden setzt klar definierte Maßnahmen zur Forderungseinbringung in Gang.
Im Detail müssen zur Umsetzung obiger drei Punkte folgende Aufgaben erfüllt werden:
- Jede erbrachte Leistung wird vollständig – etwa mittels eines Arbeitsberichtes oder eines Warenwirtschaftsprogrammes – dokumentiert.
- Auf Basis dieser Dokumentation erfolgen möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung die Erstellung und der Versand der Rechnung an den Kunden. Der Zeitfaktor ist wichtig, weil die Bereitschaft der Kunden zur Zahlung der Rechnung abnimmt, je länger der Zeitraum zwischen Abschluss der Leistungserbringung und Erhalt der Rechnung ist.
- Wurde die Rechnung erstellt und versendet, muss auch die Verbuchung der Rechnung in der Buchhaltung des Unternehmens erfolgen, damit in weiterer Folge die Verwaltung der offenen Forderungen möglich ist und keine offenen Forderungen vergessen werden.
- Mit einer strikten Regelmäßigkeit müssen dann auch die eingehenden Zahlungen der Kunden in der Buchhaltung verbucht werden, damit Überschreitungen des Zahlungsziels rasch erkannt werden und Maßnahmen zur Forderungseinbringung in Gang gesetzt werden können.
- Maßnahmen zur Forderungseintreibung, wie Mahnungen oder Telefonanrufe müssen im Unternehmen klar definiert und strikt eingehalten werden, damit diese in allen Fällen rasch umgesetzt werden. Auch hier ist der Zeitfaktor wichtig, da das Risiko eines Forderungsausfalls mit zunehmender Zeit rapide steigt.
Eine geeignete EDV-technische Unterstützung ist sowohl für die Durchführungsgeschwindigkeit als auch für die Fehlervermeidung vorteilhaft. Am wichtigsten ist aber, dass die Entscheidungsträger im Unternehmen bereit sind, Zeit in die Entwicklung eines Systems für die Rechnungslegung und das Forderungsmanagement zu investieren. Die Resultate dieser investierten Zeit sind eine Stärkung der Liquidität des Unternehmens und einer Reduktion des unternehmerischen Risikos.