Unter den Begriff „Geschäftsbrief“ fallen alle Mitteilungen, die an eine bestimmte Person gerichtet sind, wie etwa Briefe, Faxe, Rechnungen, Bestellscheine oder Massenaussendungen an persönlich adressierte Empfänger. Notwendige Mindestbestandteile Kapitalgesellschaften (vor allem GmbHs und AGs) müssen folgende Merkmale in ihre Geschäftsbriefe aufnehmen:
- Firmenwortlaut laut Firmenbuch
- Rechtsform
- Sitz der Gesellschaft und Adresse
- Firmenbuchnummer
- Firmenbuchgericht
- Anmerkung, sollte sich die Firma in Liquidation befinden
- Bei inländischen Zweigniederlassungen zusätzlich die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht der Zweigniederlassung
- Werden Angaben über das Kapital gemacht, so muß angemerkt werden, wenn nicht alle Gesellschafter ihre Einlage voll einbezahlt haben.
- Datenverarbeitungsregister-Nummer (DVR-Nummer, falls vorhanden)
Zusätzlich empfiehlt es sich, auch die Bankverbindung, UID-Nummer und den Geschäftsführer anzuführen. Fehlen Mindestbestandteile, so kann das Firmenbuchgericht eine Zwangsstrafe verhängen. Zusatzmerkmale für Rechnungen Für die Ausstellung von Rechnungen gelten zusätzliche Spezialvorschriften. Es sind vor allem der Rechnungsempfänger und die verkaufte Ware noch näher zu spezifizieren. Damit Sie die Vollständigkeit der Merkmale nicht bei jedem Ausdruck kontrollieren müssen, empfiehlt es sich, diese als Standardmaske bei Ihren Ausdrucken zu definieren.