Kongresse, Studien- oder Fortbildungsreisen sind nur dann abzugsfähig, wenn diese „nahezu ausschließlich“ betrieblich bedingt sind. Dies ist etwa dann der Fall, wenn Planung und Durchführung der Reise von einer lehrgangsmäßigen Organisation durchgeführt werden. Auch die erworbenen Kenntnisse der Studienreise müssen im Unternehmen konkret angewendet werden können. Es muss sich also um ein ganz spezielles Reiseprogramm handeln, das für andere Teilnehmer uninteressant ist. Damit die Fortbildungsreise steuerlich abzugsfähig bleibt, ist darauf zu achten, dass Privatzeiten (dazu zählen auch die „allgemein interessierenden“ Programmpunkte) nicht mehr Raum einnehmen dürfen als die sonst verfügbare Freizeit während einer beruflichen Betätigung ausmacht. Zumindest im Ausmaß von 8 Stunden pro Tag müssen daher spezifische Fortbildungsveranstaltungen stattfinden. Mischprogramm Beim sogenannten „Mischprogrammen“ handelt es sich um beruflich veranlasste Reisen mit privater Mitveranlassung. Treten diese so genannten „allgemeinen“ Programmpunkte nicht in den Hintergrund, sind die Reiseaufwendungen nicht einmal teilweise abzugsfähig. Schwierig wird die Situation für den Steuerpflichtigen auch dann, wenn eine betrieblich veranlasste Reise aus privaten Gründen – etwa für einen Erholungsurlaub – verlängert wird. In derartigen Fällen werden die gesamten Reiseaufwendungen von der Finanzbehörde steuerlich nicht anerkannt. Nicht einmal jene, die anteilig auf den beruflich gewidmeten Reiseabschnitt entfallen (anteilige Hotelkosten), können geltend gemacht werden. Lediglich Seminarbeiträge oder Ausgaben für Skripten bleiben abzugsfähig. Wenn Sie mit Ihrem Ehepartner gemeinsam an einem Fachkongress teilnehmen, so sind die Aufwendungen für Ihren Partner steuerlich absetzbar, wenn dieser in Ihrem Betrieb beschäftigt ist und auf diesem Kongress auch Ihrem Partner entsprechendes Wissen vermittelt wird. Ein Dienstverhältnis alleine reicht hingegen nicht aus. Beispiel Die Gattin eines Arztes ist in dessen Praxis als radiologisch-technische Assistentin angestellt und insbesondere für Röntgenaufnahmen zuständig. Begleitet sie ihren Mann zu einem Seminar für den Einsatz von Röntgengeräten, so sind die Reise- und Fortbildungskosten zur Gänze steuerlich abzugsfähig. Liegt die Mitnahme der Ehegattin in der persönlichen Nahebeziehung begründet, sind die auf die Ehegattin entfallenden Kosten (50% der angefallenen Reise- und Hotelkosten) auszusondern. Was ist abzugsfähig?
- Kosten der An- und Abreise (Flug, Bahn, PKW)
- Tatsächliche Nächtigungskosten (Hotelrechnung) oder Nachtgelder
- Taggelder
- Kosten für Kursunterlagen, Skripten und Fachliteratur
- Kurs-, Tagungs- oder Seminarkosten
Tipp Heben Sie immer das Seminarprogramm auf und legen Sie dieses am besten gemeinsam mit den Reiserechnungen ab, um im Fall einer Betriebsprüfung den erforderlichen Nachweis erbringen zu können.