Einsparungspotenzial automatischer Zahlungsverkehr

In den meisten Unternehmen werden die geprüften und freigegebenen Eingangsrechnungen im e-banking Programm hinsichtlich Betrag, Empfänger und Rechnungsnummer erfasst, mit einer Transaktionsnummer (TAN) freigegeben und abgeschickt. Dieselbe Rechnung wird dann in der Buchhaltung nochmals erfasst. Moderne Rechnungswesensysteme schaffen diese Aufgabe aber bereits in einem Arbeitsschritt. Rechnungen werden automatisch abgestattet Die Rechnungen werden dabei so eingebucht, dass das Zahlungsziel ebenfalls eingegeben wird. In regelmäßigen Abständen wird dann ein so genannter „Zahlungsvorschlag“ erstellt. Das Programm sucht dabei alle fälligen Rechnungen (unter Berücksichtigung der optimalen Skontoausnutzung) heraus und erstellt eine Datei. Diese Datei kann von allen gängigen Telebanking-Programmen gelesen und von dort ohne weitere Bearbeitung versendet werden. Nach Durchführung der Überweisung werden die Rechnungen automatisch abgestattet. Ihr Unternehmen erspart sich damit die doppelte Erfassung von Rechnungen. Zahlungseingänge in Form einer Datei Unternehmen mit hohem Volumen an Kundeneingängen – etwa Handelsunternehmen mit vielen Kleinbetragsrechnungen – können den Vorteil auch bei den Zahlungseingängen nutzen: Werden den Ausgangsrechnungen codierte Zahlscheine (12-stelliger Code mit Rechnungs- und Kundennummer) beigelegt und vom Kunden verwendet, so ist das Bankinstitut in der Lage, diese Zahlungseingänge in Form einer Datei bereit zu stellen. Diese Datei wird in das Buchhaltungsprogramm übernommen. Anhand des Codes werden dann die Zahlungen offenen Posten zugeteilt und automatisch verbucht. Debitorenbuchhalterin wesentlich entlasten Zieht sich der Kunden einen Skonto ab, so kann dem Programm eine Toleranzgrenze bekannt gegeben werden, innerhalb derer ein Abzug noch automatisch verbucht wird. Elektronisch nicht lesbare oder falsche Überweisungen werden vom Programm abgelehnt und zur manuellen Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis ist ein derartiges System in der Lage, zwischen 70% und 90% der Zahlungseingänge zu verarbeiten. Sie können damit die Debitorenbuchhalter wesentlich entlasten, damit sich diese verstärkt um das (telefonische) Mahnwesen kümmern können.