Kilometergelder sind steuerfrei,
- wenn eine lohnsteuerlich anzuerkennende Dienstreise vorliegt
- soweit die den Bundesbediensteten zustehenden Sätze nicht überschritten werden. (Derzeit beträgt das amtliche Kilometergeld für PKW und Kombi einheitlich € 0,376/km. Das Kilometergeld erhöht sich pro Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist, um € 0,045/km).
- wenn der Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug benützt, für dessen Betrieb er selbst aufzukommen hat,
- sofern die Anzahl der Kilometer durch ein laufend geführtes Fahrtenbuch oder durch eine sonstige geeignete Unterlage (z.B. Reisekostenabrechnung) nachgewiesen wird.
Es ist zu beachten, dass als Fahrtkostenvergütung bei Dienstreisen höchstens das amtliche Kilometergeld (30.000 km/Jahr) zusteht. Ein nachgewiesener höherer Betrag kann nur im Rahmen der erhöhten Werbungskosten berücksichtigt werden. Welche Aufwendungen sind abgegolten? Abschreibung, Benzin, Öl, Servicekosten, Reparaturkosten (Arbeit, Material) auf Grund des laufenden Betriebes, Zusatzausrüstungen (Autoradio, Winterreifen), Steuern, Parkgebühren, Mauten, Autobahnvignette, Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko, Insassenunfall- und Rechtsschutzversicherung), Mitgliedsbeiträge an Autofahrerclubs (z.B. ARBÖ, ÖAMTC), Finanzierungskosten. Aufwendungen von außerordentlichen Ereignissen sind neben dem Kilometergeld abzugsfähig, wenn sie auf eine beruflich bedingte Fahrt zurückzuführen sind. Wie hat ein Fahrtenbuch auszusehen? Der Nachweis der Fahrtkosten (tatsächliche Aufwendungen, Kilometergelder) hat grundsätzlich in einem Fahrtenbuch zu erfolgen. Das Fahrtenbuch hat die gesamten beruflichen und privaten Fahrten zu enthalten, muss fortlaufend und übersichtlich geführt sein, Datum, Kilometerstrecke, Ausgangs- und Zielpunkt sowie den Zweck jeder einzelnen Fahrt zweifelsfrei und klar angeben. Macht der Steuerpflichtige die tatsächlichen Aufwendungen geltend, dann hat er die Belege über die getätigten Aufwendungen (etwa Benzinrechnungen) zu sammeln und fortlaufend aufzuzeichnen. Elektronisch geführte Fahrtenbücher Der deutsche Bundesfinanzhof (BFH) hat sich jüngst kritisch zur gängigen Praxis der Führung von elektronischen Fahrtenbüchern, in Form von Listen in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen, geäußert. Demnach gilt laut dem ersten Urteil des BFH eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei nur dann als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten, nach der Funktionsweise des verwendeten Programms, technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Weiters muss gemäß dem deutschen Bundesfinanzhof in einem anderen Urteil ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten, einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands, vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben werden. Die österreichische Rechtsansicht zur Ordnungsmäßigkeit von Fahrtenbüchern deckt sich grundsätzlich mit jener es deutschen Bundesfinanzhofes. Demnach gelten für elektronisch geführte Fahrtenbücher folgende Grundsätze:
- nachträglich Manipulationen müssen weitgehend ausgeschlossen sein (abgesehen vielleicht von Fehlerkorrekturen, die aber als solche verzeichnet sein müssen) und
- es muss gewährleistet sein, dass nachvollzogen werden kann, wann die Aufzeichnungen erfolgt sind.
Sind diese Kriterien erfüllt, so müsste den elektronisch geführten Fahrtenbüchern wohl eine höhere Beweiskraft zukommen als händischen Aufzeichnungen, weil sie Manipulationen nahezu ausschließen. Jene Aufzeichnungen, die diesen Kriterien nicht entsprechen, sind hingegen als unzureichend abzulehnen. Wie können Fahrtkosten ohne ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden? Ein Fahrtenbuch ist dann nicht erforderlich, wenn die Fahrtstrecke auf andere Weise nachgewiesen wird. Dies kann durch Reisekostenabrechnungen oder ein Kursprogramm mit Kursbesuchsbestätigung bei Aus- und Fortbildungsveranstaltungen erfolgen. Es ist jedoch zu beachten, dass die Anforderungen an die Qualität mit der Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer steigen. Gerne sind wir Ihnen bei der Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeiter und bei der Erstellung Ihrer Fahrtenbücher behilflich!