Sofern der Bruttobetrag einer Lieferantenrechnung mehr als € 150 beträgt, müssen diese Merkmale jedenfalls erfüllt sein. Andernfalls ist unbedingt Handlungsbedarf gegeben. Gesetzliche Rechnungsmerkmale für Rechnungen über € 150 sind:
- Name und Anschrift des liefernden/leistenden Unternehmers
- UID-Nummer des liefernden/leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und
- Umfang der sonstigen Leistung
- Fortlaufende Nummer
- Ausstellungsdatum
- Tag der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
- Netto-Entgelt und Angabe des Steuersatzes
- Umsatzsteuerbetrag
Sämtliche Rechnungsmerkmale können zwar auch in anderen Belegen als der Rechnung enthalten sein, jedoch muss – um sich das Recht auf Abzug der Vorsteuer zu sichern – in der Rechnung auf diese Belege hingewiesen werden. Diese Rechtsansicht hat der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) in einem jüngst ergangenen Urteil bestätigt. Beispiel: In einer Rechnung über die Lieferung von Handelsware fehlt die Angabe über den Liefertag. Diese Angabe ist aber im Lieferschein enthalten. Um die Vorsteuer aus dieser Rechnung geltend machen zu können, muss in der Rechnung auf die Nummer des Lieferscheins verwiesen werden. Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Rechnung und damit der Ausschluss vom Vorsteuerabzug werden wahrscheinlich erst im Rahmen einer Betriebsprüfung, die Jahre später stattfindet, zum Problem. Eine Berichtigung einer solchen Rechnung kann natürlich jederzeit durchgeführt werden. Bedenken Sie dabei aber, dass nur der liefernde oder leistende Unternehmer eine solche Berichtigung durchführen kann. Schwierigkeiten wird es daher immer dann geben, wenn dieser Unternehmer nicht mehr existiert – etwa nach Betriebsaufgabe, Verkauf des Unternehmens oder Insolvenz. Beachten Sie bitte, dass berichtigte Rechnungen erst im Zeitpunkt der Berichtigung zum Vorsteuerabzug berechtigen und nicht rückwirkend. Ansonsten wird die Finanzbehörde Zuschläge festsetzen. Tipp: Sie sollten bereits bei der laufenden Verbuchung der Belege prüfen, ob eine Rechnung alle erforderlichen Rechnungsmerkmale enthält. Rechnungsmängel sollten Sie sofort beim Rechnungsaussteller reklamieren.