Personalbedarfsmanagement erfolgt zumeist in vier Ebenen: Bestimmung des Personalbestandes Zuerst ist festzustellen, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen derzeit im Unternehmen vorhanden ist. Bestimmung des Brutto-Personalbedarfs Um danach zu ermitteln, wie viel Personalbedarf zu erwarten ist, werden vier Fragen gestellt:
- Welche Aufgaben gilt es im Unternehmen zu erledigen?
- Wie viele Mitarbeiter werden zur Erfüllung aller dieser Aufgaben benötigt?
- Welche persönlichen und fachlichen Qualifikationen sollen diese haben?
- Wann und für wie lange werden sie gebraucht?
Bestimmung des Netto-Personalbedarfs Um zu erfahren, ob eine Personalüber- oder –unterdeckung besteht, wird der festgestellte Personalbestand mit dem ermittelten Bedarf verglichen. Dabei kann sich durchaus herausstellen, dass genug Personal vorhanden ist, die qualitativen Anforderungen aber nicht erfüllt werden, oder dass mehr qualifiziertes Personal da ist, als für alle Aufgaben und Projekte benötigt wird. Bestimmung von Maßnahmen Da nun das Ergebnis der Personalbedarfsplanung vorliegt, sind entsprechende Maßnahmen zu setzen. Dabei sind folgende Fälle zu entscheiden:
- Es gibt quantitativ oder qualitativ mehr Personal als Bedarf. Personalfreisetzung (Kündigung, Pensionierung) kann Ihre finanziellen Ressourcen optimieren.
- Es gibt quantitativ und qualitativ weniger Personal als Bedarf. Personalbeschaffung (Neueinstellungen, Leasingpersonal) kann Abhilfe schaffen.
- Es gibt qualitativ weniger, quantitativ aber mehr Personal als Bedarf. Personalentwicklung durch Kurse oder Seminare wird die Qualität Ihrer Mitarbeiter heben.
Die Kosten für Personalmaßnahmen sollten so gering als möglich gehalten werden. Kurzfristige Personalunterdeckungen werden also nicht durch die Neuaufnahme von Mitarbeitern, sondern durch die Leistung von Überstunden überwunden, kurzfristige Überdeckungen nicht mit Personalfreisetzung (und darauf folgenden Neuaufnahmen verknüpft mit hohen Einschulungskosten), sondern durch Abbau von Überstunden. Ein gutes Personalmanagement verhindert Kosten durch nicht gebrauchte Überkapazitäten und verhindert durch genaue Bedarfsplanung Unregelmäßigkeiten in der Ablauforganisation.