Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers
- seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder
- ein Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) nicht zugemutet werden kann.
Arbeitnehmer genießen den Vorteil, dass ihre Dienstreisen nach den lohngestaltenden Vorschriften (etwa Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarungen) abgerechnet werden. Demnach können abgabenfreie Taggelder bis zu den gesetzlichen Höchstsätzen zeitlich unbegrenzt ausgezahlt werden, wenn dies der Kollektivvertrag oder die Betriebsvereinbarung vorsehen. Ab dem 6. Tag nicht steuerfrei? Arbeitnehmer, deren Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung dies aber nicht vorsehen, müssen die sogenannte „5er-“ (bzw. „15er-“) Regel einhalten. Die „5er-Regel“ verlangt, dass sich der Arbeitnehmer an 5 aufeinander folgenden Tagen am Einsatzort befindet. Die 15- Tages Regel findet dagegen Anwendung, wenn der Einsatzort 15 Mal wiederkehrend, aber nicht regelmäßig, vom Dienstnehmer angefahren wird. Für diese Arbeitnehmer endet die Abgabenfreiheit nach 5 (15) Tagen. Liegt eine gleich bleibende Arbeitsstätte (ständiger Dienstort) aufgrund der Art der Beschäftigung nicht vor (etwa bei Bauarbeitern oder überlassenen Arbeitskräften, die am Firmensitz niemals tätig werden), können für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Einsatzort für die Ersten 5 (15) Tage Fahrtkosten steuerfrei ersetzt werden. Ab dem 6. (16.) Tag liegen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor, die nicht steuerfrei sind. Der Verfassungsgerichtshof (VfGH) prüft derzeit die Verfassungsmäßigkeit der unterschiedlichen steuerlichen Behandlung von Dienstreisen durch Arbeitnehmer auf Grund der Kollektivverträge. Vorübergehendes Verlassen des Dienstortes Gemäß einer Entscheidung des Obersten Gerichtshofes (OGH) müssen Reisende die Reisekostenregelung nach dem Kollektivvertrag dann nicht anwenden, wenn der Kollektivvertrag eine Dienstreise nur beim vorübergehenden Verlassen des Dienstortes annimmt. Bei einem Reisenden, der überwiegend außerhalb des Dienstortes tätig ist, ist das jedoch nicht der Fall. Für diese Reisenden wäre eine Steuerfreiheit daher nur innerhalb der 5 (15) Tages- Regel möglich. Im Lohnsteuerprotokoll 2004 wurde aber den Kollektivvertragspartnern bis 31.12.2005 die Möglichkeit gewährt, die entsprechenden Dienstreiseregelungen in den Kollektivverträgen abzuändern, in dem das Wort „vorübergehend“ eliminiert wird. Diese vorgeschlagene Änderung wurde jedoch noch nicht in alle Kollektivverträge eingearbeitet (z.B. Angestellte des Metallgewerbes, Rahmenkollektivvertrag für Angestellt im Handwerk und Gewerbe in der Dienstleistung in Information und Consulting). Die Finanzverwaltung hat die Toleranzfrist daher bis 31.12.2006 verlängert. Grund hierfür ist wohl auch dass bis dahin der VfGH die Rechtmäßigkeit der Besserstellung der KV-Reisekostenabrechnung gegenüber der Legaldefinition prüft. Abhängig von diesem Erkenntnis werden nicht unwesentliche Änderungen im abgabenrechtlichen Bereich von Dienstreiseabrechnungen erwartet.