Nach dem Arbeitszeitgesetz gebührt für Überstunden ein Zuschlag von 50% des Grundlohnes, wobei Kollektivverträge auch einen höheren als den gesetzlichen Zuschlag vorsehen können. Bis zur Höchstgrenze von € 43 pro Monat bleiben die Zuschläge für die ersten 5 Überstunden im Ausmaß von maximal 50% des Überstundengrundlohns steuerfrei. Für betrieblich notwendige Überstunden die an Sonn- bzw. Feiertagen oder in der Nacht (mindestens 3 Stunden zwischen 19 Uhr und 7 Uhr) geleistet werden, steht ein zusätzlicher Freibetrag in Höhe von € 360 pro Monat, bei überwiegender Nachtarbeit (mehr als die Hälfte der Normalarbeitszeit) sogar in Höhe von € 540 pro Monat zu. Damit Überstundenzuschläge als steuerfrei anerkannt werden, muss
- die genaue Anzahl,
- die zeitliche Lagerung der geleisteten Überstunden sowie
- die genaue Höhe der dafür über das normale Arbeitsentgelt hinaus bezahlten Zuschläge
nachgewiesen werden. Aufzeichnungen für Normalüberstunden sind nur dann nicht mehr notwendig, wenn bisher mehr als fünf Überstunden erbracht und bezahlt wurden, die regelmäßige Leistung dieser Überstunden nachgewiesen wird und die Leistung nach wie vor glaubwürdig ist. Anforderungen an Pauschalvereinbarungen für Überstunden Nicht selten werden Überstundenpauschalen vereinbart. Ein bestimmtes Ausmaß an Überstunden ist dann mit dem monatlichen Entgelt abgegolten. Auch dann entfällt die Nachweispflicht, wenn in der Vergangenheit regelmäßig Überstunden geleistet wurden, und die Leistung glaubwürdig ist. Die Vereinbarung der Pauschale muss aber bestimmten Anforderungen genügen, damit die Überstundenzuschläge steuerlich anerkannt werden: Die genaue Anzahl der zu leistenden, durch die Pauschale abgegoltenen Überstunden sowie die Anzahl der Normalstunden müssen vertraglich fixiert sein. Nur dann kann geprüft werden, ab wann durch die Gewährung eines Zuschlages der Grundlohn gekürzt wird und damit eine unzulässige „Herausschälung“ eines steuerfreien Zuschlages aus dem Grundlohn erfolgt. Nachweis über Anzahl und zeitliche Lagerung Sollen Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge pauschaliert werden, ist für die Steuerfreiheit der Zuschläge wieder ein Nachweis über Anzahl und zeitliche Lagerung der Überstunden, sowie über das betriebliche Erfordernis derartiger Arbeitszeiten erforderlich. Man kommt also in diesem Fall auch bei Vereinbarung einer Pauschalabgeltung um das Führen von Aufzeichnungen über die Überstunden nicht herum, wenn man die Steuerbegünstigung in Anspruch nehmen will. Vorsicht ist allerdings geboten: Gemäß der Rechtsprechung des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) genügt nämlich eine nachträgliche Rekonstruktion der zeitlichen Lagerung der Überstunden nicht. Die Aufzeichnungen über die Überstunden müssen zeitnah erstellt werden.