Die Beispiele sind vielfältig: Ein Einkäufer bevorzugt regelmäßig einen gewissen Lieferanten und erhält im Gegenzug dafür Provisionen, Mitarbeiter im Verkauf unterschlagen Umsätze, Reiseabrechnungen werden großzügig geführt, vom Kunden reklamierte Waren werden gutgeschrieben, aber nicht zurückgefordert, Waren werden vom Lager entwendet, etc. Risikominimierung mit IKS Diese und ähnliche Risken sind vermutlich niemals zur Gänze auszuschließen, jedes Unternehmen sollte aber den Umständen angepasste Maßnahmen treffen, um derartige Gefahren zu unterbinden. Je größer und unübersichtlicher ein Unternehmen ist, desto wichtiger ist der Einsatz eines Internen Kontrollsystems (IKS). Die Risikobereiche können sich hierbei über sämtliche Vermögensbereiche (Geld, Vorräte, bewegliche Anlagegüter, Software, Forderungen und Verbindlichkeiten, Betriebsgeheimnisse, Adressdatenbanken, Know How, etc.) erstrecken. Systematischen Einsatz von Kontrollmechanismen Das IKS bedeutet den systematischen Einsatz von Kontrollmechanismen, die schädigendes Verhalten unterbinden sollen. Primär wird diese Aufgabe von direkten Vorgesetzten oder dazu beauftragten Organen vorgenommen. Dazu zählen einerseits das Management des Unternehmens und andererseits eigens bestellte Organe wie die Interne Revision, Aufsichtsrat oder Wirtschaftsprüfer. Sicherungssysteme verselbständigen Da diese Kontrollmechanismen immer nur stichprobenweise erfolgen können, ist es erforderlich, selbständige Sicherungssysteme in die Organisation einzubauen. Dies kann primär durch eine Funktionstrennung erfolgen. Diese setzt voraus, dass ein Geschäftsablauf nicht von einem einzelnen Mitarbeiter abgewickelt werden kann, sondern immer mehrere Mitarbeiter involviert sind. Vor allem das „4-Augen-Prinzip“ kommt hierbei in der Praxis erfolgreich zu Anwendung. So sollten etwa Mitarbeiter des Rechnungswesens nicht auch für den Zahlungsverkehr (Kassa und Bank) verantwortlich sein. Die Einkaufsabteilung sollte nicht auch die Warenprüfung vornehmen, Verkäufer dürfen nicht über die Ausbuchung von Forderungen entscheiden. Schriftlich geregelte Verfahrensabläufe Selbst in kleineren Betrieben ist für schriftlich geregelte Verfahrensabläufe zu sorgen, um anhand von klaren Leitlinien die Aufgaben der Mitarbeiter zu regeln. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass Fehlverhalten eindeutig festgestellt werden kann und keine Ausreden möglich sind. Nicht unerwähnt bleiben sollten technische Maßnahmen der Risikominimierung. Neben dem Einsatz von brauchbaren Checklisten und Formularen können Registrierkassen, Fahrtenschreiber, Zeiterfassungssysteme oder Schließanlagen wertvolle Dienste leisten. Externe Berater helfen Die Einführung oder der Ausbau eines IKS ist jedoch ein sensibles Thema. Oftmals wird dies als Misstrauen gegenüber der Belegschaft ausgelegt. Für die Umsetzung der Kontrollmaßnahmen werden in der Regel externe Berater herangezogen, die entsprechende Überzeugungsarbeit leisten müssen. Denn in Wirklichkeit dienen die oben angeführten Maßnahmen der Vereinheitlichung von Betriebsabläufen und unterstützen letztendlich die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Für den Unternehmer ist dann sichergestellt, dass das Risiko eines Vermögensschadens minimiert wird.
Internes Kontrollsystem – sichern Sie Ihr Vermögen!
